A automação de processos de negócios se refere a uma organização que usa tecnologia para realização das demandas manuais através de sistemas robóticos. De fato, além de aumentar a produtividade, aumenta os lucros, a eficiência e a satisfação.
Logo, quando bem-feita, a gestão de mensalidades tem a capacidade de reduzir os índices de inadimplência das instituições e colabora para manter a saúde financeira. Seja em um escritório de assessoria contábil,ou mesmo para contabilidade de organizações públicas como sindicato.
Então, para que qualquer negócio fique ainda mais eficiente, a gestão das mensalidades pode contar com a ajuda da tecnologia, em softwares de gestão financeira para sindicatos e outras empresas.
Além de garantir mais segurança aos dados de seus membros, a utilização de um sistema de gestão para sindicado, ou para administração de condomínio comercial, facilita e automatiza todas as rotinas.
Ou seja, ajuda na realização daqueles processos que se repetem diariamente e que são essenciais para o bom funcionamento da instituição. Vamos ver agora como aplicar na prática um gerenciamento eficaz de mensalidades e de diversos processos.
O que é gerenciamento de mensalidades?
O gerenciamento de mensalidades é fundamental para todos os segmentos que recebem mensalidades por algum serviço público ou privado.
Ou seja, o gerenciamento de taxas mensais, gestão das mensalidades, que é o processo de recebimento de recibos dos membros da organização, incluindo taxas que podem ser pagas de diversas formas, como por meio de boleto, cartão de crédito, depósito bancário, etc.
A administração também inclui o envio dessas taxas aos associados, o registro e o controle dos caixas para identificar as mensalidades pagas e não pagas dos associados.
É importante destacar que esse tipo de gestão abrange todos os segmentos, seja para órgãos públicos e privados, ou de CFTV para condomínio,e outros tipos de gestão. Dessa forma, é muito importante estar por dentro do assunto como um todo.
Como funciona a gestão da mensalidade?
Pois bem, a gestão das taxas mensais não precisam ser nada complicadas e podem funcionar de forma simples e automática graças aos softwares destinados a associações, sindicatos e federações.
Ou até mesmo, para uma empresa de gestão de documentosque realiza vários processos diários. Ou seja, através dos softwares, é possível registrar contas a pagar e também pagamentos mensais e gerenciar o fluxo de caixa das instituições.
Além disso, informações cadastrais e gerenciais podem ser realizadas via software, onde é possível o acompanhamento das entradas e saídas de caixa , bem como a inclusão do financeiro por lote, evitando o remanejamento de entradas individuais de cada membro.
Nesse sentido, é preciso analisar como de fato o gerenciamento de mensalidades pode e deve ser algo automatizado por todas as organizações ao longo do tempo.
Ou seja, o responsável por monitorar e verificar fichas de atividades e executar o ciclo de mensalidades pode se livrar dessas atividades repetitivas e tediosas, que não agregam valor, e focar em questões mais importantes, elevando o nível de gerenciamento.
Outras tarefas necessárias incluem converter minutos em horas, calcular horas extras e cumprir as leis trabalhistas estaduais e federais. Sem dúvidas, diante de todas essas considerações, a automação ajuda a otimizar mensalidades e diversos outros processos.
8 dicas para implementar a automação na sua gestão
Para otimizar o processo de negócios automatizado, é essencial seguir essas práticas recomendadas adotadas por organizações que fizeram a transição com sucesso para a automação. Veja a seguir essas dicas:
Identifique atividades repetitivas ou manuais
Os benefícios da automação são bem notados quando implementados em atividades repetitivas e que demandam tempo, sem proporcionar valor em si mesmo.
Para ilustrar, uma grande empresa que contrata novos funcionários regularmente deve inserir todas as informações dos funcionários em um sistema.
Em vez de todos os dias ter que lidar com essa tarefa, as organizações podem usar um programa de software para carregar automaticamente as informações dos funcionários. Isso permite que os colaboradores se concentrem em tarefas mais importantes.
Entenda os processos antes de automatizá-los
As organizações precisam entender completamente os processos manuais e como eles funcionam antes de automatizá-los. Isso ajudará a otimizar o processo de automação para garantir um resultado bem-sucedido.
Assim, a empresa deve dividir cada etapa da automação em pequenos passos que podem ser facilmente codificados. Cada solução para cada fase codificada deve ser flexível o suficiente para amadurecer e se comunicar com outros aspectos do sistema.
Converta lentamente os processos manuais
Em vez de automatizar rapidamente toda a sua organização, escolha alguns pequenos processos repetitivos e use uma ferramenta de automação para ver se há adaptação, se de fato é algo que vai trazer melhorias para sua gestão.
Na grande maioria dos casos, com a automação tudo fica facilitado, com fluxo melhorado. Mas, de fato, é sempre mais indicado usar uma estratégia de pequena escala ao implementar algo novo em um plano de negócios.
À medida que o software de automação de processos de negócios se torna mais desenvolvido ao longo do tempo, a organização pode evoluir naturalmente para automatizar cada processo.
Saiba o momento ideal de implementar a automação
A automação de mensalidades e de diversos processos de negócios, geralmente são levados em consideração quando a relação custo/receita começa a não ser muito positiva.
Ou seja, quando é preciso tornar as atividades mais eficientes e melhor gerenciadas, bem como, melhorar a produtividade de uma empresa ou organização, ou para reduzir os custos associados aos recursos humanos, que muitas vezes são demasiadamente elevados.
A verdade é que nunca devemos partir da solução desejada (como a necessidade de gastar menos ou produzir mais), mas sim da identificação da causa. Por que os custos são altos? Por que a produtividade não é satisfatória?
Por isso, uma automação cuidadosa dos processos de qualquer negócio, como uma automação elétrica predial, precisa ter uma análise criteriosa da empresa por trás dela, a definição de atividades com alto desperdício de tempo e recursos e a identificação de processos digitalizáveis.
Neste caminho para a mudança, recomendamos prontamente a utilização de programas e softwares de automatização de processos - cujo trabalho é ajudá-lo a identificar as atividades que valem a pena otimizar com a ajuda da tecnologia.
Logo, a automação ajuda você a entender quais ferramentas digitais são adequadas para você integrar rapidamente soluções tecnológicas às atividades de negócios e planejar o fluxo organizacional.
O serviço de administração de condomíniospode se beneficiar bastante dessas tecnologias, por exemplo.
Aplique as melhores práticas para sua organização
Quando os processos se tornam automatizados, eles se tornam padronizados. Os processos padronizados são conhecidos como práticas recomendadas porque são configurados como a maneira mais simples e rápida de concluir tarefas.
É mais fácil para os gerentes aplicarem as melhores práticas quando os sistemas de tecnologia as aplicam automaticamente.
Um exemplo claro é durante uma inspeção predial a saúde dos edifícios, todos os dados e informações importantes podem ficar arquivados de forma simples e sem grandes complicações através da automação.
Os gerentes não terão que se preocupar com os funcionários fazendo a mesma tarefa de algumas maneiras diferentes. Tudo será simplificado, o que ajudará a aumentar a eficiência, a produtividade e o valor agregado em toda a organização.
Gere competitividade com a gestão melhorada
Nos últimos anos, a automação e o gerenciamento de processos de negócios se tornaram um tópico cada vez mais discutido em todas as organizações.
Embora a automação possa levar à perda de empregos, ela abriu muitas novas portas para pequenas e médias empresas. Os processos manuais são tediosos, repetitivos e oportunos.
Como resultado, as organizações que empregam processos manuais encontram dificuldades para se manterem competitivas em uma economia globalizada.
Implementar estrategicamente a automação para substituir tarefas manuais permite que empresas em dificuldades aumentem a produtividade e aumentem os lucros.
Realize verificações regulares
As organizações realizam auditorias para identificar ineficiências, proteger-se, identificar irregularidades e manter um registro preciso dos dados históricos.
O controle automatizado de processos também pode oferecer esses benefícios, principalmente para organizações que automatizaram apenas algumas atividades.
Eles podem comparar os resultados dos processos manuais com os processos automatizados para ver se a empresa se beneficiou da mudança.
Foque nas metas principais de negócios
O objetivo da automação é melhorar os importantes processos do negócio que geram lucro e crescimento. Ao se manter focada em objetivos principais de negócios, a organização pode lembrar quais processos são essenciais para automatizar.
Automatizar campanhas publicitárias e de marketing, usar bots para grandes aspectos do atendimento ao cliente e usar software para gerar leads pode ajudar a aumentar o lucro e atrair novos clientes.
Em conclusão, foque nas metas principais do seu negócio e automatize tudo que for necessário para alcançar essas metas.
Vantagens da automação de processos
A automação do gerenciamento de mensalidades e de processos organizacionais traz inúmeros benefícios para o seu negócio. Dessa forma, é possível dizer que entre os principais estão os seguintes:
- Redução de custos;
- Economia de tempo;
- Melhoria do fluxo de trabalho;
- Redução do erro humano;
- Maior produtividade dos recursos humanos.
Com todos esses pontos, ficou claro como investir no gerenciamento de mensalidades é uma ótima ideia, seja para uma empresa de manutenção elétrica predial ou qualquer outro negócio.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
